O balanço patrimonial é um documento contábil que apresenta a posição financeira de uma empresa, mostrando seus ativos, passivos e patrimônio líquido. Esse relatório é crucial para entender a viabilidade econômica e financeira de uma organização, sendo um dos principais documentos exigidos para a habilitação em licitações públicas.
Micro e Pequenas Empresas: Mitos e Realidades
Um equívoco comum é acreditar que micro e pequenas empresas (MEs e EPPs) estão isentas de apresentar balanço patrimonial em licitações. De fato, se o edital exigir, essas empresas devem apresentar o balanço patrimonial atualizado na forma como é exigido no edital, sob pena de inabilitação.
Exigências Legais para o Balanço Patrimonial
Historicamente, a antiga Lei de Licitações (Lei nº 8.666/1993) estipulava a apresentação do balanço patrimonial e das demonstrações contábeis do último exercício social, devidamente registrados e apresentados na forma da lei. A nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021) manteve a exigência, mas aumentou a complexidade ao exigir balanços dos dois últimos exercícios sociais, além das demonstrações de resultado e outras demonstrações contábeis.
Apresentação do Balanço Patrimonial: Físico e Digital
Balanço Patrimonial Físico
Para ser considerado válido, um balanço patrimonial físico deve conter:
● Balanço patrimonial do último exercício social.
● Demonstração de Resultado do Exercício.
● Assinatura do contador e do representante legal da empresa.
● Termo de Abertura e Encerramento do Livro Diário.
● Registro na Junta Comercial, Cartório de Registros de Pessoa Jurídica ou OAB.
Balanço Patrimonial Digital
O balanço digital, por sua vez, deve incluir:
● Balanço patrimonial do último exercício social.
● Demonstração de Resultado do Exercício.
● Assinatura digital do contador e do representante legal.
● Termo de Abertura e Encerramento do Livro Diário.
● Recibo de entrega emitido pelo sistema público (SPED).
Prazo para Apresentação do Balanço Patrimonial
A legislação brasileira estipula diferentes prazos para a apresentação do balanço patrimonial, dependendo do regime tributário da empresa:
● Empresas obrigadas a apresentar a Escrituração Contábil Digital (ECD) têm até o último dia útil de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.
● Empresas não obrigadas a apresentar a ECD, como aquelas optantes pelo Simples Nacional, devem apresentar o balanço até o último dia útil de abril do ano subsequente.
Controvérsias e Orientações
Apesar de o Código Civil prever a apresentação do balanço até o final de abril, a Instrução Normativa da Receita Federal (IN RFB nº 1.774/2017) permite até o final de maio para as empresas obrigadas a ECD. Essa dualidade de prazos pode gerar confusões, especialmente em processos licitatórios. Assim, recomenda-se que as empresas busquem esclarecimentos junto aos órgãos licitantes sobre o prazo aplicável em cada caso.
As dificuldades enfrentadas na autenticação de livros digitais nas Juntas Comerciais têm sido parcialmente mitigadas pela aceitação do recibo de entrega do SPED como comprovação de validade, conforme a IN 1.774/2017. Essa medida busca facilitar a participação das empresas em licitações, garantindo que a documentação contábil esteja em conformidade com as exigências legais.
Conclusão
A preparação adequada do balanço patrimonial é essencial para a participação bem-sucedida em licitações. Tanto o balanço físico quanto o digital devem atender a todos os requisitos legais e serem apresentados dentro dos prazos estabelecidos. As empresas devem estar atentas às exigências específicas de cada edital e, se necessário, buscar orientação para evitar desclassificações por questões formais.
Este artigo não substitui a consulta a um profissional especializado, para mais informações e orientações sobre como preparar e apresentar o balanço patrimonial em conformidade com a nova lei, é fundamental consultar um profissional contábil especializado e estar atualizado com as normativas vigentes.
Dra. Juliana Coppi – OAB/SC 36.539 e OAB/SP 451.310
Advogada especialista em Direito Empresarial e dos Negócios, expert em Licitações e Contratos Administrativos